Hacienda pone fecha a la facturación electrónica: así puede pillar con el pie cambiado a los pequeños negocios de la comarca

Hasta ahora, en muchos bares, talleres, comercios y pequeñas asesorías de Valdeorras, la escena se repite: bloc de facturas en papel, hojas de Excel que alguien hizo hace años y carpetas que se entregan al gestor cada trimestre. Ha funcionado durante décadas, pero ese modo de trabajar tiene fecha de caducidad.

Con la combinación de la Ley Crea y Crece y el reglamento de sistemas de facturación (Verifactu), Hacienda ha empezado a poner fechas claras. A partir de 2026 comenzará una implantación progresiva que hará que la facturación electrónica deje de ser una opción para convertirse en el estándar en las relaciones entre empresas y profesionales.

En este contexto, entender qué es exactamente la facturación electrónica, qué cambia y qué plazos maneja la Administración deja de ser un tema “para grandes empresas” y se convierte en una cuestión muy práctica para los negocios de la comarca. Guías como la de Holded sobre facturación electrónica ayudan a aterrizar estos conceptos sin tecnicismos y dejan claro un mensaje de fondo: llegar tarde a este cambio puede salir caro, en tiempo, en dinero y en sustos con Hacienda.

Qué quiere decir Hacienda cuando habla de facturación electrónica

Conviene empezar por lo básico, porque aquí hay bastante confusión.

Cuando la Administración habla de facturación electrónica, no se refiere simplemente a:

• Hacer una factura en Word o Excel.

• Guardarla como PDF.

• Enviarla por correo electrónico.

Eso se considera una factura en formato electrónico, pero no basta para cumplir el modelo que se está desplegando.

En la práctica, la facturación electrónica B2B implica que:

• La factura se genera en un formato digital estructurado, que un programa puede leer y tratar como datos, no solo como imagen.

• Se emite desde un software de facturación que cumple requisitos técnicos concretos y que puede, llegado el momento, comunicarse con plataformas públicas.

• Se puede registrar el ciclo de vida de la factura: emitida, enviada, aceptada, cobrada, impagada.

En paralelo, el reglamento Verifactu obliga a que esos programas garanticen integridad y trazabilidad. Es decir, que no permitan borrar o alterar facturas sin dejar rastro y que puedan enviar la información a Hacienda casi en tiempo real, según la modalidad que elija cada negocio.

Por qué 2026 es un año clave para Valdeorras

Las fechas exactas dependen de varios desarrollos reglamentarios, pero el mapa que se está dibujando desde la propia Agencia Tributaria y las jornadas informativas en la comarca es claro:

• Verifactu: a partir del 1 de enero de 2026, las sociedades deberán usar software de facturación que cumpla el nuevo reglamento, y los autónomos tendrán hasta julio de ese año.

• Factura electrónica B2B: se implantará por fases, empezando por empresas de mayor facturación y extendiéndose después al resto de pymes y autónomos entre 2026 y 2027.

Para un pequeño negocio de O Barco, A Rúa o A Veiga esto significa que:

• 2025 es el año de informarse y elegir herramienta.

• 2026 será el año de la adaptación real, con Verifactu ya en marcha y la primera oleada de facturación electrónica en marcha para muchos.

• A partir de ahí, el proceso seguirá, pero quien llegue tarde tendrá menos margen, menos ayudas y seguramente más prisas.

Además, el reglamento de Verifactu prevé que usar programas de facturación no conformes pueda considerarse infracción grave, con sanciones que pueden alcanzar hasta 50.000 euros por ejercicio en determinados supuestos de software manipulado o registros alterados.

Cómo puede pillar “con el pie cambiado” a los pequeños negocios de la comarca

En las jornadas de asociaciones empresariales de Valdeorras se repiten algunos errores de percepción que pueden causar problemas si no se corrigen a tiempo.

1. “Esto es para las grandes, aquí no nos afectará”
La factura electrónica B2B y Verifactu no son exclusivas de grandes empresas. El objetivo de Hacienda es llegar a todo el tejido empresarial que usa programas de facturación y que factura a otras empresas o profesionales, también en el rural. De hecho, muchas ayudas y formaciones se están orientando precisamente a pymes y autónomos.

2. “Como facturo poco, ya me arreglaré cuando toque”
Facturar poco no te exime de cumplir, solo cambia el ritmo. Esperar al último momento significa:

• Elegir software con prisas.

• Formar al equipo corriendo.

• Depender totalmente de lo que te diga el gestor en el último trimestre.

3. “Si mando un PDF por correo ya estoy haciendo facturación electrónica”
No. El PDF seguirá existiendo como “cara visible”, pero detrás tendrá que haber un registro electrónico estructurado y un sistema que cumpla los requisitos técnicos. Si solo trabajas con documentos sueltos, corres el riesgo de quedarte a mitad de camino.

4. “Mi programa es viejo pero funciona, no lo pienso cambiar”
El problema no es que funcione, es que puede dejar de cumplir la norma, sobre todo si permite borrar facturas sin rastro o llevar una contabilidad “en paralelo”. Mantener un software no adaptado a Verifactu o a la facturación electrónica te pone directamente en riesgo de sanción.

5. “Ya se ocupará la gestoría”
La asesoría es clave, pero quien usa a diario el programa de facturación eres tú. Si no te implicas en el cambio, acabarás llamando al gestor cada vez que tengas que hacer una factura un poco distinta, con el coste de tiempo y dinero que eso implica.

Qué va a cambiar realmente en tu día a día

Más allá del lenguaje legal, lo que se preguntan muchos autónomos es: “y esto, en la práctica, qué supone para mí”.

Emisión de facturas

Pasarás de:

• Escribir a mano o en una hoja de cálculo.

• Calcular impuestos con calculadora.

• Numerar “a ojo” o copiando de la factura anterior.

A un sistema donde:

• Entras en un programa, eliges cliente y concepto.

• El software calcula IVA, IRPF y bases y aplica la numeración correcta.

• Se genera automáticamente el registro de facturación electrónico que exige la norma.

Archivo y control

Hoy, encontrar una factura antigua puede implicar abrir cajas o rebuscar en correos viejos. Con la facturación electrónica:

• Todas las facturas quedan guardadas y clasificadas en el sistema.

• Puedes buscarlas por fecha, cliente, importe o estado.

• El histórico sirve tanto para el gestor como para tomar decisiones sobre tu negocio.

Cobros y morosidad

Con la facturación electrónica y sistemas conectados:

• Ganarás visibilidad sobre qué facturas están pendientes de cobro y desde cuándo.

• Habrá menos margen para excusas tipo “no me llegó la factura”.

• Podrás organizar mejor recordatorios y seguimiento con clientes.

Relación con Hacienda

Con Verifactu y la facturación electrónica:

• Parte de la información de facturación llegará a la Agencia Tributaria de forma casi inmediata según el modo que elijas.

• Las declaraciones de IVA y otros modelos se contrastarán con datos ya registrados.

• Habrá menos “zonas grises” y más necesidad de llevarlo todo al día.

Verifactu, facturación electrónica y software: el triángulo que no puedes ignorar

Para no perderse, conviene visualizar tres piezas que irán de la mano:

• Verifactu
  Marca cómo deben comportarse los programas de facturación: integridad de datos, imposibilidad de borrar sin rastro, trazabilidad completa y, en muchos casos, envío de registros a Hacienda.

• Facturación electrónica B2B
  Define el formato y el circuito de las facturas entre empresas y autónomos, con estructuras estándar que facilitan su tratamiento automatizado y la lucha contra la morosidad.

• Software de facturación conforme o certificado
  Es la herramienta que te permitirá cumplir las dos cosas a la vez. La elección de programa ya no es solo una cuestión de comodidad, es una decisión regulatoria clave.

Usar un sistema que no cumple, manipular registros o mantener “dobles contabilidades” puede acarrear multas que, en los casos más graves, alcanzan decenas de miles de euros por ejercicio.

Cómo pueden prepararse los pequeños negocios de la comarca

El cambio impone respeto, pero se puede gestionar sin drama si se hace con tiempo y cabeza.

1. Haz una radiografía de tu situación

Responde con honestidad:

• Cómo facturas hoy, en papel, Excel, programa antiguo.

• Cuántas facturas emites al mes y a quién, empresas, particulares.

• Cuánto tiempo pierdes cada trimestre preparando papeles para la gestoría.

Este punto de partida te dirá cuánto debes cambiar y a qué ritmo.

2. Habla con tu asesoría o con tu asociación empresarial

En Valdeorras ya se están haciendo jornadas específicas sobre Verifactu y facturación electrónica. Aprovechar ese conocimiento es clave.

Comenta con tu gestoría:

• Qué soluciones de software conocen y recomiendan.

• Cómo quieren recibir la información a partir de 2026.

• Qué plazos consideran razonables para tu caso.

3. Elige un programa con recorrido, no un parche

A la hora de valorar herramientas, fíjate en que:

• Hablen claramente de facturación electrónica y Verifactu, no solo de “facturas en PDF”.

• Expliquen cómo se adaptan a los cambios legales y qué soporte ofrecen.

• Permitan crecer, por ejemplo si mañana vendes también online o amplías negocio.

La pregunta clave es: “¿Seguirá siendo válido este programa dentro de tres o cinco años?”.

4. Haz una mini prueba antes de cambiarlo todo

No hace falta migrar de golpe:

• Escoge algunos clientes “de confianza”.

• Empieza a emitirles facturas desde el nuevo sistema.

• Ajusta plantillas, mensajes y procesos internos con ese grupo.

Así, cuando llegue la fecha clave, no estarás aprendiendo bajo presión.

5. Pon una fecha límite al sistema antiguo

Si no la marcas, seguirás con el bloc en el cajón “por si acaso” hasta el último día. Una decisión realista puede ser:

A partir de tal fecha, todas las facturas a empresas y profesionales se emitirán desde el nuevo programa de facturación electrónica.

El papel podrá seguir teniendo un papel interno, pero ya no será el pilar de tu facturación.

Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica en la comarca

¿La facturación electrónica afectará también a negocios muy pequeños?

Sí, si emiten facturas a otras empresas o profesionales. La diferencia no es tanto el “tamaño”, sino el tipo de clientes. Un negocio que solo emite tickets a consumidores finales tendrá menos impacto al principio, pero la tendencia es hacia una digitalización cada vez más amplia.

Si hago pocas facturas al año, ¿puedo seguir como hasta ahora?

Puedes seguir mientras la normativa no te obligue, pero la realidad es que el entorno se mueve hacia formatos electrónicos y software conforme. Incluso con pocas facturas, puede compensar adaptarse para evitar problemas futuros y aprovechar ventajas como el archivo automático o el control de cobros.

¿Qué pasa si en 2026 sigo usando mi programa viejo o Excel?

Dependerá de cómo estén redactadas las obligaciones en cada momento, pero el escenario que se dibuja es claro: usar sistemas que no cumplan los requisitos de Verifactu o de facturación electrónica puede considerarse infracción grave, sobre todo si permiten alterar o borrar registros sin trazabilidad.

¿La herramienta gratuita de Hacienda será suficiente para mi negocio?

Puede ser válida para casos muy sencillos, con pocas facturas y poca complejidad. Si tienes cierto volumen, diferentes tipos de clientes o quieres integrar facturación con otras áreas del negocio, probablemente necesites un software más completo, capaz de gestionar tanto Verifactu como la facturación electrónica B2B.

¿Por dónde empiezo si no tengo ni tiempo ni conocimientos?

El primer paso razonable es hablar con tu gestoría o con tu asociación empresarial y pedir que te expliquen con calma qué implica todo esto en tu caso concreto. A partir de ahí, puedes ir viendo demostraciones de programas de facturación y decidir cuál encaja mejor con tu forma de trabajar, empezando por un pequeño grupo de facturas.

El mensaje de fondo es claro. La facturación electrónica y Verifactu no son un susto pasajero, sino parte de una transformación profunda en la forma de gestionar los negocios. Para las pymes y autónomos de Valdeorras, 2026 no tiene por qué ser un año de sobresaltos si se llega preparado. Cuanto antes se empiece a entender el cambio, hablar con profesionales de confianza y probar herramientas, más fácil será que este giro obligatorio se convierta en una oportunidad real para ordenar el negocio y ganar tiempo en el día a día.