Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas
Durante casi cuatro años, la respuesta a esta pregunta fue siempre la misma: depende de un reglamento que todavía no se ha publicado. Eso ha cambiado, y por fin hay un calendario sobre el que trabajar.
Este artículo resume las fechas vigentes, de qué dependen y qué conviene hacer en cada tramo. Si estás valorando herramientas, ten en cuenta que buena parte de los programas para factura electrónica del mercado están adaptándose todavía, así que las fechas de tu proveedor importan tanto como las de la norma.
De dónde viene la obligación
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, estableció en su artículo 12 la obligación de emitir, remitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Está en vigor desde octubre de 2022, pero su aplicación quedó suspendida a la espera del desarrollo reglamentario que concretara formatos, interoperabilidad y plazos.
Ese desarrollo llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 31 de marzo de 2026 y en vigor a los veinte días de su publicación.
El detalle que confunde a todo el mundo
Aquí está el matiz que hace que circulen fechas distintas. Los plazos de obligatoriedad no se cuentan desde la entrada en vigor del reglamento, sino desde la publicación de la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación electrónica.
A partir de esa orden se abren dos periodos: doce meses para las empresas con facturación anual superior a ocho millones de euros y veinticuatro meses para el resto, autónomos incluidos.
Con la orden prevista para entrar en vigor el 1 de octubre de 2026, el calendario resultante sitúa la obligación en octubre de 2027 para el primer grupo y en octubre de 2028 para el segundo. Conviene confirmar la fecha efectiva de publicación de esa orden, porque de ella depende todo lo demás.
Qué es el Sistema Español de Factura Electrónica
El reglamento crea un marco con dos vías que deben entenderse entre sí.
La primera son las plataformas privadas de intercambio, interconectadas entre ellas, que es por donde previsiblemente circulará la mayor parte del volumen.
La segunda es una solución pública gratuita gestionada por la Administración, pensada como alternativa para quienes no quieran o no puedan contratar una plataforma privada, y también como repositorio.
Ambas vías son válidas y la elección corresponde a cada empresa, con la condición de que la factura llegue al destinatario en formato estructurado y que la información requerida llegue a la Administración.
Los formatos válidos
El reglamento se apoya en formatos estándar alineados con la norma europea EN 16931: Facturae, UBL y CII, entre otros. La elección de estándares europeos no es un detalle menor, porque permite que una empresa española facture a un cliente de otro país de la Unión sin construir un sistema paralelo.
El punto importante para el usuario final es que ninguno de estos formatos se parece a un PDF. Son archivos estructurados pensados para que una máquina los procese sin intervención humana.
La obligación que más trabajo va a dar
Más allá de emitir en el formato correcto, el reglamento obliga al destinatario a comunicar el estado de cada factura recibida: aceptación, rechazo y pago efectivo, con la posibilidad de informar de pagos parciales.
El plazo es de cuatro días naturales desde que se produce cada estado, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.
Esta es la parte que va a obligar a revisar procesos internos en muchas empresas. Un circuito de aprobación de facturas que hoy tarda tres semanas en cerrarse no encaja con un plazo de cuatro días, y ese desajuste no se resuelve con software.
Qué pasa si no cumples
El régimen sancionador se apoya en la Ley 56/2007, modificada por la Crea y Crece, y en la Ley General Tributaria. La infracción más citada es la de no expedir factura electrónica estando obligado, con multa de hasta 10.000 euros por sujeto y año. Se añaden infracciones por no comunicar los estados y por no conservar las facturas durante el periodo de prescripción.
El reglamento reconoce además el derecho del destinatario a recibir la factura en formato electrónico sin coste adicional, lo que cierra la puerta a cobrar recargos por el envío digital.
No confundir con Verifactu
Son dos normas distintas que se solapan en el tiempo y que a menudo se mezclan.
Verifactu regula cómo se genera la factura: exige que el sistema de facturación garantice integridad, trazabilidad e inalterabilidad, con encadenamiento de registros y código QR. Sus fechas son el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto.
La factura electrónica de la Ley Crea y Crece regula cómo circula esa factura entre empresas: formato estructurado, intercambio a través del sistema y comunicación de estados. Sus fechas son las de octubre de 2027 y 2028.
Cumplir una no exime de cumplir la otra, y la mayoría de negocios tendrá que resolver ambas con pocos meses de diferencia.
Qué hacer en cada tramo
Si facturas más de ocho millones, tu horizonte es octubre de 2027 y deberías tener el proyecto en marcha. La parte técnica es asumible, la de procesos internos y coordinación con proveedores no.
Si eres pyme o autónomo, tu horizonte es octubre de 2028, pero hay una razón para no esperar: vas a empezar a recibir facturas electrónicas de tus proveedores grandes un año antes de estar obligado a emitirlas. Conviene poder recibirlas y procesarlas para entonces.